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バックオフィストランスフォーメーションの3つのポイント

バックオフィスは、会社への直接的な収益の貢献が見えづらく、業務改善を行う優先順位が低くみられ、後回しにされがちです。しかしながら、バックオフィスは、企業の中枢を担う機能を持っているため、生産性を向上させることが企業の競争力強化にもつながる可能性を秘めています。

そのためにも、ノンコアな業務に割く工数を最小化し、コア業務に集中させることで提供する付加価値を最大化することが必要となります。(参考:バックオフィスの提供価値を向上させるためには

当社では「バックオフィスの変革」という意味の造語として、「バックオフィストランスフォーメーション」という言葉があります。これは、バックオフィスにおける業務環境、業務プロセス、業務リソースの最適化を通じた生産性及び業務価値の向上を実現するバックオフィスを起点にした企業競争力向上に向けた変革を意味しています。

今回は、そのバックオフィストランスフォーメーションを行う上でのポイントをご紹介します。

変革のための環境・業務・リソースを考える

①オールクラウドな業務環境
昨今のDX推進によって、データを有効かつ効率的に活用できることが業務の基盤となっています。例えば、旧来は、社内専用のアクセスを前提にしたファイルサーバーの運用が大半を占めていました。しかし、働き方の多様化やバージョンアップされるクラウドツールのメリットを享受する上では、クラウドストレージなどインターネットを介して業務を遂行できる環境がデジタライゼーションのベースになります。

自社の業務のデジタライゼーションを図り、クラウドとデジタルを掛け合わせた業務デザインをすることが、工数削減のメリットを享受するために必要な要件といえます。(参考:バックオフィスのDX推進に必要なこととは

②「Once Only」の思想をもつ業務設計
「Once Only」とは、電子政府として知られるエストニアが提唱した「一度登録した情報は二度と聞かれることなく自分の手を動かさなくてもよい」という原則を言い表した言葉です。

「e‐ID」と呼ばれる本人認証のデータベースを基点に一元管理されている仕組みを実現しています。これにより登録する情報をその都度入力することを排除し、無駄の削減につなげています。

これは、データを多く扱うバックオフィスでも押さえておくべき思想といえます。人事システムを例に挙げれば、人事システムを基点に勤怠、評価、給与計算のシステムに連携し、日々更新される人事情報を1つのシステムで管理することで別システムへの連携をシームレスに行うことができます。

そして「Once Only」という思想をもつことで、「どの情報が正確性を担保した情報なのかが不安」というストレスを是正することもできます。重複する無駄を排除する上で、「Once Only」という考え方はシステム導入や業務設計において必ず役立ちます。

③リソースのハイブリッド化
日本国内の人口は周知のとおり、年々減少が進んでいます。それによって戦力となる人材の採用が難しくなり、リソース面において二極化が進むと言えるでしょう。

人口減少という外部環境を変えることは困難です。そのため、これまでのような正社員やパート社員で業務を行うという方針を改めることが必要となります。例えば、RPAなどのロボットやBPOのような外部リソースの活用といった、雇用ではない新たなリソースを含めた業務体制をデザインしていくことが必要となります。(参考:いまさら聞けない正しいRPAの業務選定と優先順位のつけ方

採用に依存するのではなく、他のリソースで代替できないか、自社にとって本来行うべき業務を見極めた上で、リソース配分を最適化することを検討していくとよいでしょう。

バックオフィスの変革へ

先述した通り、バックオフィスの変革は、重要性が高くても緊急度が低い領域になりがちです。しかし、バックオフィスには、財務・会計、人事、販売・営業実績などの会社の根幹を成す経営情報が集まります。

その意味では、バックオフィスの生産性向上及び付加価値の向上は、経営基盤部分の強化にも寄与することになります。着手・実行しづらい領域だからこそ、早期に実施することで企業競争力につながるのです。

当社ではバックオフィストランスフォーメーション(業務改善・IT環境整備、DX推進)を図り、バックオフィスの生産性向上を実現するためのサービスをご提供しております。詳細については下記URLよりご覧ください。

 

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