デジタルツールの導入や現在のシステムをリプレイスすることによる生産性向上を期待し、検討されている経営者・部門責任者の方は多くいらっしゃることと思います。
近年では数多くのデジタルツールが存在し、そのホームページには導入によって大きな業務改革を成功させた企業様の事例が数多く掲載されています。
一方で、新しいデジタルツールの導入や既存システムのリプレイスにより問題が発生し、頭を抱えてしまっている企業様もいらっしゃるのです。
・システムを導入したけれど、期待した経営への効果が得られない
・システムが業務に合わず、かえって煩雑な業務プロセスになってしまった
・部分最適なツール導入で、業務プロセスが膨れあがり、業務効率が上がらない
・想定以上の見積もり金額を提示されてしまった
このような状況に陥っている方へ、導入・リプレイスを成功させるための秘訣をお伝えします。
業務プロセスをダイエットしないままシステム導入すると...
なぜ失敗してしまうのか。
これは、「今の業務」に合わせてシステムを導入することで起こる問題です。
現在の社内業務は、ムダ・ムリ・ムラのない最適な業務フローになっていますか？
「今の業務」についてしっかりと見直し・検討がされていない状態でデジタルツールを導入しても、さらに煩雑になるだけです。また、デジタルツールを新たに導入すれば素晴らしい業務フローになるというわけでもありません。
導入前にしっかりと「今の業務のスリム化」を行ったうえでデジタルツールの検討を行うからこそ、最適な業務フローになり、ツールを効果的に活用できるのです。
（参考：作って終わりにしない！業務フロー図活用のポイント）
現行業務スリム化への３ステップ
①：業務の見える化
・ブラックボックス化を解消し、業務プロセスを棚卸して、見える化します
・各部署で見える化を行うことで、不要な業務や重複している業務がすぐに見つかります
（参考：ITコンサルタントから見た業務可視化のポイント）
②：余分な業務なくす化
・見える化して発見できた不要な業務や重複している業務を、“ECRSメソッド”に基づいてなくしたり、統合することによって、業務プロセスそのものを減らします
（参考：業務改善の効果を最大化する「ECRSの原則」活用法）
③：システム化の方向性の策定
・業務プロセス自体がスリム化された状態で自社に合ったシステム導入・リプレイスの方向性を策定します
（参考：自社に合ったシステムを導入する３つのポイント）
①②をしっかりと行わないがために、使いきれない機能を持ったシステムを導入してしまったり、各部門ごとの”部分最適”なデジタルツールを導入してしまったりするのです。
現状の業務フローを正しく見える化し、余分な業務をなくしてあるべき姿の業務フローを描くことにより、初めて自社に合ったシステム化を検討することができます。
デジタルツールの導入・リプレイスを検討する際は、まずは業務のスリム化から着手しましょう。
下記の資料では、基幹システム刷新の進め方やポイントをご紹介しています。
システムのリプレイスを具体的に検討されている方はぜひご活用ください。
