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ITコンサルタント目線での勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムにおいては、働き方改革推進やリモート勤務の増加などに伴って、多様な雇用形態・勤務体系に対応する製品が増えてきました。
自社の勤務形態ごとに打刻方法を選択できるものや、残業時間超過のアラート機能、管理部門での勤務情報の集計・分析機能など、労務上の課題を解決できる機能を備えたシステムが数多く存在します。

現在はタイムカードや紙の出勤簿で管理しているという企業でも、きっと自社に合う勤怠管理システムが見つかるようになってきていると思います。また、クラウド製品が多いため、導入やシステム移行のハードルが下がっていることも事実です。

しかし、多種多様に揃っているからこそ「どれを選べばいいのか?」と悩んでしまう方も多いかと思います。
そこで、コンサルタントとして導入のお手伝いをしてきた弊社の実績から、「自社に合った勤怠管理システム」の選定方法をお伝えします。

勤怠管理システム導入時に確認する項目

ITコンサルタントが勤怠管理システムの導入をサポートさせていただく際は、下記の項目をチェックしていきます。

1.機能
2.価格・費用感
3.導入までの期間
4.サポート体制
5.トライアル提供の有無
6.他システムとの連携性
7.企業の導入実績

システム導入を進める際、まずは「費用感」や「打刻のしやすさ・管理画面の使いやすさ」などを先行して確認してしまいがちですが、
“自社の勤務体系・就業ルールを取り込めるのか?”を最優先で確認しなければなりません。

勤務体系・就業ルールを洗い出し、そのシステムにおいて機能があるのか、また自社で使用できるのかを確認しましょう。
自社と合わない・必要性が乏しいものを導入した場合、
 ・使っていない・使いきれない機能が発生する
 ・システムの利用に関する社内問い合わせ対応が増える
 ・集計・システム連携を手作業で対応する
などの状態に陥ってしまいやすく、結果としてコスト増になってしまいます。
多種多様なシステムの中から、自社が使っていけるシステム候補をしっかりと絞り込むことが重要です。
(参考:システムの導入・リプレイスを失敗させないための秘訣

自社に合ったシステム比較表を作るために、まずやるべきこと

勤怠管理システムを検討する場合は、ただシステムの情報を探していくのではなく、下記の順序で進める必要があります。

STEP①:自社はどのような勤務体系・就業ルール・業務フローなのかを整理する
STEP②:チェック項目に合わせて各システムの機能・価格などを整理する

まずは自社の情報を整理したうえで、その情報を元とした比較表を作成しなければなりません。
システムを導入する際には確認しておくべきことが多々あります。自社の業務フローとマッチするのか、マッチしなければ業務フローを変更してシステムを活用していくことが可能なのかといったことや、勤怠管理周辺の業務フロー・システムとのつながりは問題がないのか等の事柄です。それらを確認するためにも、事前に自社の情報を整理しておく必要があります。
(参考:DX推進・業務改革のために押さえておくべきシステム選定のキホン

自社情報を整理・可視化せずにシステム選定を進めると、導入直前で結局「勤務形態に合わない」「管理部門の業務フローが複雑になる」など、再検討をしなければならない場合があります。
まずは、自社にとってマッチした勤怠管理システムを導入するためにも、自社情報の整理を行いましょう。

勤怠管理システム導入の際のチェック項目については下記資料にて解説しています。
ぜひご活用ください。

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コンサルタントが教えるシステムの選び方

~勤怠管理システム編~

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