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バックオフィス部門における工数管理導入のための4つのポイント

バックオフィス部門(間接部門)の生産性を測り、向上へつなげるためには工数管理の導入が不可欠です。 (参考:バックオフィス部門の工数管理が生産性向上につながるその理由)

ただ、工数管理ツールを導入したりExcelで工数管理を行なったりしても、下記のような理由でその浸透には非常に苦労することが多いでしょう。
■ 工数を入力してもらえない
■ 入力内容が不適当になっている

バックオフィス部門の工数管理導入はもともと明確になっていなかったところを可視化するため、抵抗を感じる現場の方も多く存在します。
だからこそ意識しておかなければいけない工数管理の導入・定着のポイントを4つお伝えします。

【ポイント1】導入目的をしっかりと理解・浸透させる

工数管理を導入することでどのような効果をあげたいのか?どういった組織にしていきたいのか?など、導入における目的をしっかりと全メンバーへ浸透させましょう。

ただ「工数管理を導入する」ことだけを伝えると、メンバーにとってはただ上からの指示で入力することになった。という認識になります。その結果、自分事にならず入力を放置したり適当に入力するといった行動の原因となり、導入がとん挫します。

■ 工数管理の導入は、現状をしっかりと把握し改善につなげるためである
■ 目に見えづらいバックオフィス部門の業務(自分たちの頑張り)を会社に対して「数字」で伝えるためのツールである

このような導入の目的や意味などをしっかりとトップメッセージとして伝え、入力することは自分たちに無関係ではなく、メリットがあることを理解してもらう必要があります。

【ポイント2】導入時の説明をしっかりと行う

工数管理をバックオフィス部門で導入する場合、一番最初の説明が重要です。
会議やメールなどで導入することを伝え、入力方法のマニュアルを共有するだけで済ませるとうまくいきません。工数管理ツールなどを導入していれば入力は数分で完了するものですが、この説明が上手くいかないと「面倒なこと」という意識が先行してしまい、定着しづらくなるのです。

バックオフィス部門では、自分の業務を明確化されることに対して抵抗を示す方も多くいらっしゃるため、ポイント1の目的説明に加えて、使い方の説明を最初に行うことが非常に重要です。

■ 必ず個別説明会を設けて、少人数単位で実施する
■ 工数管理の実際の画面を見せて各自がイメージできるように説明する

一人一人が自分事として聞ける環境を整えることが必要なため上記2点は行いましょう。

また、説明するタイミングでは「入力は簡単にできる」という印象を持ってもらうことが大切です。面倒・手間・都度都度などマイナスイメージを持ちやすい言葉ではなく、「簡単にできるんだ」とまず一歩踏み出せるようなポジティブな説明を心がけましょう。

【ポイント3】導入初期は入力のしやすい業務項目数を設定する

業務改善の第一歩として業務一覧などを作成した後に工数管理の項目を設定すると、非常に細かい業務項目になりやすいです。項目が細かくなることで項目数が多くなり、入力が面倒になったり、項目名と合致しない業務が多く発生したりします。

まずはデータ分析の視点を持ち、部署・業務の目的別で項目を括りましょう。目安としては、1業務10項目以内をお勧めしています。また複数部門導入の場合は、部門ごとの粒度はある程度揃えましょう。

工数管理は、入力した工数データを活用して業務改善・生産性向上に向けて動くためのものです。その視点を忘れず、「現状をすべて可視化すること」ではなく、「業務改善のために必要な部分から導入すること」が重要です。

最初は項目を細かくしすぎず大きめに分け、工数データの分析・活用をしながらトライ&エラーで項目の修正を繰り返しましょう。工数管理を進める中で、全ての工数項目設定を見直したり、業務改善が必要な部署・業務に限定して項目を細かく分けていくことをお勧めします。

【ポイント4】各部署ごとに工数入力の管理担当者を設置しましょう

工数管理を導入し定着させるためには、しっかりとした定着までの段階設計が必要です。
これを全社的に行うと、質問者への対応や未入力者への個別対応など一度に多くの問題が発生する恐れがあり非常に時間がかかってしまいます。

まずは、導入する際に各部署ごとに工数入力の管理担当者を設置して、モニタリングを続けられる体制にします。この管理担当者には、自部署メンバーの入力にコミットしてもらいます。入力のリマインドや、入力についての質問・要望などの対応を管理担当者が行うことで、近くの上司・メンバーからサポート・相談ができる仕組みになります。

全体的な通達やリマインドだけでは、各個人へメッセージが届きづらいです。
また、メンバー個人から入力のしづらさや疑問などをあげづらい状態になり、現場にそぐわない工数管理に陥ってしまいます。工数管理をバックオフィス部門の業務改善・生産性向上につなげるためにも、導入初期にしっかりと現場を巻き込んで全員が入力できる体制にすることが重要です。

 

工数管理は、入力が定着しないとデータの精度があがらないため、ここにはしっかりと時間をかける必要があります。ただ、「入力は当たり前」となるまでには時間がかかるものです。そこを理解し結論を急ぎすぎないことも大切です。

バックオフィス部門においての工数入力とは、1日の終わりに振り返りを行い、業務報告をすることと同じです。今日働いた内容をしっかりと成果報告(工数入力)することが当たり前という文化にするために、しっかりと定着するまでのアクションを行いましょう。

工数管理によって業務改善・生産性向上の定量数値を持つことができます。ポイントを踏まえた工数管理導入を行ってみてください。

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