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2021.02.24

RPAで自動化する業務選定の基本【いまさら聞けない正しい優先順位のつけ方】

業務改善や生産性向上を実現していくためには、対象を絞り込み、成果が出やすい部分からのスモールスタートが重要になります。効果がでる実感、小さな成功体験により期待度が高まり周囲の協力や推進力を高めることにつながります。
これはRPAにおいても同様です。まずはじめに効果が見込める業務を選定した上での展開が必要となります。RPA導入を検討するにあたって、自社の中でどの業務がRPAで自動化する適切な業務であるかを正しく選定することが大切です。

RPAの得意と不得意を理解する

RPAの導入を進めるにあたり闇雲に進めていくと、シナリオ設計や成果がでるまでのメンテナンスに時間を割いてしまい、成果が得られるまでのリードタイムが長くなってしまいがちです。そのため、まずはRPAの得意業務と不得意業務を理解しておくことが重要です。

【RPAが得意な業務】
・PC上で、一定のルールに従った反復業務
・人の判断を介さずに実行ができる業務
・仕様の変更、更新の発生頻度の少ない業務
・情報が電子化されており、複数のアプリケーションを跨ぐ業務

逆に、上記の得意な業務に当てはまらないような場合は、RPAには適さない可能性が高いため慎重に見極めることが必要になります。現状の業務がRPAに適切か否かを判断するためにもマニュアルや手順書、業務別の工数といった情報は前もって整理しておきましょう。

導入効果の高い業務を選定する

RPAの得意、不得意を理解した上で、効果の高い業務であるか否かの判断も必要となります。たとえ一定のルールで単純なデータ転記業務であっても、発生頻度や処理件数が少なければ自動化によって得られる工数・コスト削減の見込みは少ないといえるでしょう。高い効果を得るためには一定の業務ボリュームが必要になります。

・業務手順が簡易で業務サイクルが短く、発生頻度が多い
・該当する業務の処理をするための担当者の人数が多い業務
・処理対象の件数が多く、反復実行する回数の多い業務

RPAの導入は、導入そのものが目的ではありません。RPAは人が介さなくてもよい業務の工数を削減し、付加価値の高い業務にシフトさせるための手段です。本来の目的をしっかり定めた上で、導入効果の高い業務であるかを見極めていくことが大切です。

スモールサクセスを目標に業務選定を行う

RPAへの期待値が高い分、成果が出るまでに時間を割きすぎてしまうと、周囲からの協力やモチベーションにも影響しかねません。

RPAの特長を理解し、まずは効果を得られやすい業務から早期に着手することでスモールサクセスを目指しましょう。そのためにも正しく業務選定ができるように、日頃から業務の可視化やフロー図を作成し業務内容を把握できる準備をしておくことも重要な導入の成功因子になります。

いまさら聞けない
正しいRPAの業務選定と優先順位のつけ方

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