業務改善を続けるための見える化

業務改善が続かない理由の一つが、「その後どうなったかわからない（知らない）」というものです。

・現場からあがってきた業務改善案が報告され、そのまま立ち消えになっている

・プロジェクトとして業務可視化を対応したが、業務一覧を作成して終わってしまった

・数年ごとに、業務一覧作成の指示が来るが、何に使ったのかわからず消えている

こんなことはないでしょうか？

業務改善は現場にいるメンバーの協力・理解が一番の肝です。 特に、第一ステップの業務一覧作成はどうしても作成において多くの力を注がねばなりません。作成には現場メンバーの力が必須となります。

しかし、この業務一覧を作成して終わってしまうことが多くあり、またその後の動きが伝えられていないと、 現場としては「負担が大きかった」という印象だけとなり、改善風土は根付かずネガティブなイメージを払拭できません。

業務改善は、プロジェクトのように特定メンバーを中心に進めることが多くあります。 この情報を、クローズドな状態ではなく見える化し、誰もが見れるように共有をし続けることが大切です。

・経営陣だけでやっている

・一部のプロジェクトメンバーが熱をあげているだけ

この状態では、会社全体に業務改善の意識が広がらず、お蔵入りになりやすくなります。 そうならないためには、まず定期的に業務改善活動に関するレビューの場を設けて、成果について定点観測を行う必要があります。そして、その活動情報を会社全体で共有をしていくことが大切です。 「この業務改善は、一部の人たちのものではなく、メンバー自身のために必要であるものだ」ということ、それが今どういう状態で進んでいるのかを理解できると、普段の業務の中で「業務改善」に対する意識を根付かせることができます。

活動のレビューを定期的に行うことにより、PDCAをまわすことができるだけでなく、継続的に活動ができ、何度も業務一覧作成をする必要もなくなります。 業務は時期・時代とともに変化をするものです。作成した業務一覧は、定期的に見直しをしなければ過去の遺物となります。

業務改善のためにかけた時間を無駄にしないためにも、作成して終わりではなく、常に見直しをし続け、自分たちの業務につなげていく必要があるのです。 日々の業務につなげることで、更なる成果や成長につなげていくことができます。 また、活動の見える化を行うことで、プロジェクトメンバーへの評価としても使用することが可能です。

業務だけでなく、この業務改善活動自体も見える化することにより、単発ではなく継続的な業務改善活動へと進化させることになるのです。

下記の資料では、間接部門（バックオフィス部門・管理部門）が抱えやすい課題とその解決ポイントについてより詳しく解説しています。間接部門の業務改善に向け、是非併せてご覧ください。