活性化しているスタッフ部門とは

企業は営業部門の売上・人員が多くを占めますが、営業部門だけでは成り立ちません。同じくスタッフ部門だけでも企業は成り立ちません。機能で考えると営業部門とスタッフ部門の両輪が必要ですが、関係性で考えるとどうでしょうか？

友好的な関係である、営業部門が強いという企業が多いと思いますが、スタッフ部門のほうが強いという企業も少なくはないと思います。そのような企業は、スタッフ部門が属人化・ブラックボックス化している可能性があります。 友好な関係の企業であっても、スタッフ部門の仕事について「いつも同じ・平等な対応をしている」と思っている スタッフ部門に対し、営業部門はムラ（業務が止まること）があると感じているという意見を耳にします。これはスタッフ部門の業務が標準化されていないことを明確に示しています。

友好な関係性の定義は「仲が良い」ではなく、営業部門と同じゴールに向かっているかということです。同じゴールを向いていないスタッフ部門は改善する必要があります。

アンケートなどでスタッフ部門に営業部門の目標を尋ねると「理解していない」という回答が見られます。スタッフは与えられた業務をすれば良いという考えで業務を遂行してしまうことで、業務に行き詰まったり、認識の違いによりミスが起こる、という自らの業務価値を下げてしまうことがあります。

営業部門の動きにより、評価や働き方を預かるバックオフィス部門、請求書やお客様対応をする営業事務部門などの業務分類に関係なく、それぞれが営業部門の業務設計にあった業務改善を検討するべきです。またその際には、自部門の生産性を考えるのではなく、営業部門の収益に直結する改善方法を模索することが必要です。そのためには待ちの姿勢ではなく、営業部門の目標を確認に行く姿勢が大切です。その行動により、慣習的になっているが実は無駄な業務が削減できることもあります。

スタッフ部門が営業部門と同じゴール設定をする最終目標は企業の収益性やブランディングです。

待ちの姿勢ではなく、攻めのスタッフ部門に変革することで、スタッフ部門が今するべきことが明確になります。 スタッフ部門はミスをしないことが当たり前の世界ですが、プラスで付加価値をつけることで評価につながります。プラスの付加価値とは親身な対応をする等ではなく、自社の収益性や顧客満足度の向上など、数値化・可視化して表現できるものです。数値化・可視化が難しいと思われるスタッフ部門が多いのは、何を軸にするかを理解していないだけで、どの業務も可能です。

自社の営業部門が何を目標とし、顧客からの窓口対応等の評判が高いのか低いのか、営業部門が自部署の評価をどう判断しているのか、何を求めているのかを確認することが攻めのスタッフへの第一歩であり、数値化・可視化のヒントになります。

下記の資料では、直接部門との壁を含む間接部門（バックオフィス部門・管理部門）が抱えやすい課題とその解決ポイントについてより詳しく解説しています。直接部門と間接部門の良好な関係性に向け、是非併せてご覧ください。