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KPIを活用してメンバーの「頑張り」を可視化する

KPIとは?

書類管理やお客様窓口のような事務スタッフ業務は、 共通の業務を個々人で対応するため、明確な売上予算がある営業部門と比較すると、業務の成果などの可視化がしにいく場合があります。

例えば伝票処理を月に100件した場合に、果たしてそれが月間の処理件数として適切な数値であるのか、もしくは個人の能力に見合ったものであるのかを判断することは難しいでしょう。

このような一定の基準に対する業務の成果を判断し、現場をマネジメントするには、 KPIの設定が効果を発揮します。

KPIとは、Key Performance Indicatorsの略で、日本語に訳せば「重要業績評価指標」です。つまり、所属する部門として成果を生むための鍵を定量的に表現し、そこに至るアクションの良し悪しを判断する基準にもなります。 そのため、人事評価や部門別の目標値を関連づけるために、KPIを活用することがあり、当社においても日頃の業務の成果、目標管理の指標として実際に活用しています。

「SMARTの法則」で計測可能な目標設定をする

部門の目標を因数分解した指標をKPIに設定することで、そのプロセスごとに目標が達成できる状況にあるか確認が可能になります。この達成状況のギャップが、KPIを活用したマネジメントにつながります。KPIが設定されているかどうかで、改善点を話しあうアクションにつながりますし、達成ができる状況にあれば、さらに成長を促進するための目標設定が可能かという前向きな議論にも発展するのです。

ではKPIはどのように設定するのがよいでしょうか。 一例ですが、KPIを設定する例としては下記のようなものがあります。

 

・売上関係のKPI:年間の売上目標〇億円を達成するために、〇〇〇件/月の見込数が必要

・生産性のKPI:月間の粗利益に対して、稼働した工数時間を割った人時生産性(〇〇〇〇円/月)

・業務成果のKPI:お客様問合せ対応、〇〇件/月(年間目標達成の内、〇〇%)

 

もちろんこれらの大前提は部署、会社としての年間で達成すべきゴールに紐づいた数値設定になります。

またこのような目標数値を設定する上で、 「SMARTの法則」と呼ばれる代表的なフォーマットが参考になります。

 

◆「S」:Specific(具体的)

誰でも理解でき、明確で具体的であること

◆「M」:Measurable(測定可能)

設定された目標に対する達成状況の良し悪しを考課者・本人が定量的に判断できる

◆「A」:Achievable(達成可能)

机上の空論でなく、設定した目標が達成する上で現実的な内容である

◆「R」:Related(目標に関連した)

自己の目標、部門、会社の目標というそれぞれのステージごとに設定されている目標の 関係性を把握し、理解をしていること

◆「T」:Time-bound(時間の制約)

設定した目標の期日を設定すること

 

いかがでしょうか。それぞれの要素を意識することで、 メンバーの業務の状況や成果の可視化につなげていくことができます。

KPIを活用して適正な評価につなげる

当社の評価制度では目標管理を活用しています。

実際にその目標の中では各部門で設定したKPIなどが共通指標として設定され、達成するためのプロセスを個人の努力によって変数可能な目標値(個人KPI)として落とし込みます。 これにより、適正な評価が可能となり、特に新卒のようなメンバーであれば業務の習熟度の可視化、本人のモチベーションを成果として可視化することが可能になりました。

特に私たちと同じような、営業事務やバックオフィスの組織においては、 業務の成果や個々人の評価の可視化に悩むことがあります。 定性的な「頑張り」を、定量的な指標である「KPI」に置き換えることで 適正な判断基準をもった評価につながっていくのがKPIの最大の効果といえます。

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