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判断材料は機能だけじゃない!理想の勤怠管理システム活用とは

勤怠管理システムの導入状況

勤怠管理システムは時代の変化に合わせて、手書きからタイムカード、Excel、システムへと変化を遂げてきました。

株式会社モニタスが2022年に全国の人事・労務関連業務従事者1,000名を対象に実施した「勤怠管理ツールに関する調査」によると、約6割の企業が勤怠管理ツールもしくは自社開発システムを導入しており、まさに勤怠管理の「デジタル化」は着実に進んでると言えるでしょう。

その背景として挙げられるのが、勤怠管理システム導入よって得られる次のようなメリットです。 
 業務担当者視点:業務における人的ミスおよび管理工数の削減
 従業員視点  :打刻や申請の負担軽減
 経営者視点  :勤怠情報の正確な把握による企業経営への効果的なデータ活用

業務効率化や生産性向上、ひいては適切な企業経営の基盤づくりとして、勤怠管理システム導入は必要不可欠なものとなってきています。
(参考:ITコンサルタント目線での勤怠管理システムの選び方

システム導入時のよくある課題

先述のメリットを期待し、勤怠管理システムの導入を進められた企業様も多いかと思いますが、満足に活用できているでしょうか?

システムの機能を使いきれていない、システムを入れたことでかえって業務の煩雑化や非効率な状態に陥っているといったご相談をいただくことも少なくありません。
よくある課題としては次のようなものが挙げられます。

<よくある課題>
・操作性が悪く、自社の働き方に即したシステムでない
・他のシステム(給与計算システム等)と連携できておらず、手作業やExcel等による追加作業が発生している
・単なる入退勤記録や勤務時間の集計に留まり、労務管理や人事戦略のデータへ活かせていない

「勤怠管理システムの導入」そのものがゴールとなり、システムやデータの活用方法、また他業務との連携等も含めた導入後の「理想の姿」が定まっていないままの場合に上記のような課題に直面しやすい傾向にあります。
(参考:最適な「システム構想」の描き方-失敗事例から学ぶDX推進の鍵-

勤怠管理システム導入の価値を感じる理想の状態とは

システム導入時には複数の製品を比較し選定するため、導入後も製品の機能を使いきれているかに目がいきがちです。しかしながら、システム導入の本質は”時代の変化に合わせて柔軟に対応し続けられる状態”が保てているかどうかにあります。

たとえば、「2024問題」に向けた準備はお済みですか?刻々と変わる働き方や法改正にタイムリーに対応し、法令遵守(コンプライアンス)を徹底することで会社を守る、多様な働き方の実現によって従業員を守る、ということこそがシステム導入後に理想とする姿です。時流に合わせていつでも変化できる体制を構築しましょう。

導入後は長期的に利用することの多い勤怠管理ですが、本質を捉えた勤怠管理システムの導入・活用には定期的な活用状況の見直しが非常に重要です。

下記のコンテンツでは、システム見直し時に必ず押さえておきたい3つのポイントのご紹介と、現状の勤怠管理システムに対する活用度チェックシートを掲載しております。ぜひご覧ください。

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