多拠点事業者によくある課題とは？
複数の拠点を構えている事業者様の中には、拠点ごとの「業務のばらつき」や「生産性の違い」などを気にされている方が多いかと思います。
よくあるご相談としては、
・拠点ごとに業務の流れが異なっている
・拠点ごとに導入しているシステムが違う
・拠点ごとのコストの差が気になっている
・拠点によって生産性に大きな差がある
などがあります。
みなさまも同じようなお悩みや課題を感じたことはないでしょうか。
拠点が複数あることで、本部の目が行き届かず、拠点独自のやり方やルールが確立しているというお話もよく聞きます。特に間接部門や事務業務ほど拠点ごとの違いが出やすい傾向にあります。
今回のコラムでは、多拠点事業者様が業務改善を進めるうえで重要な点を解説していきます。
拠点ごとの違いが生まれる背景とは？
拠点ごとの違いが生まれる背景としては、事業拡大期における各拠点の状況が影響することが非常に大きいです。
会社の売上拡大に向けて、拠点数を増やしていく事業拡大期には、各拠点の細かい業務ルールの整備よりも、売上の確保が優先されます。そのため、バックオフィス業務を担う間接部門の整備が追い付かず、拠点の担当者へ管理が一任されることも少なくありません。
業務を進めるため、拠点ごとに業務手順とルールを確立していった結果、拠点によってバックオフィス業務や導入システム、間接部門などの投入人数などに違いが生じているケースは多く見られます。
また、各拠点の業務の流れが見えず、「ブラックボックス化」しているケースもあります。
ブラックボックスの解消には、拠点ごとの違いを洗い出して改善の方向性を決めることが重要となり、業務の可視化が最も有効な手段になります。
（参考：バックオフィスの業務改善に必要なこととは）
業務改善を進めるポイントとは？
多拠点事業者様に限らず、業務改善を進めるうえで重要なポイントは、現状を把握して課題を明らかにすることです。そのために「業務可視化」の実施が有効な手段になります。
（参考：ITコンサルタントから見た業務可視化のポイント）
しかし、何のために業務を可視化し、どのような情報を洗い出したいのかを整理できていなければ、実施している業務をただ書き起こしたり聞き出したりしただけの棚卸に留まり、その後活用するには情報が不十分になってしまうことがあります。
業務可視化の基本は、「業務のプロセスやそのつながりに関わる情報を明らかにしていくこと」になります。関連ツールや扱う情報まで、すべての内容を網羅する形で引き出してこそ「業務可視化」なのです。
特に多拠点の場合は、拠点ごとの違いを定量的に抑えることが重要なポイントです。
「業務可視化」を行い、課題を特定することで、業務改善を進めていくことができます。
可視化の際に抑えるべき3つの視点
・何を（業務の一覧化）
・どうやって（業務フロー図作成）
・どれくらい（工数管理）
を押さえて可視化を行うことが重要になります。
（参考：バックオフィス部門での可視化に必要な3点セット）
これらを押さえることで、拠点ごとの違いやバックオフィス業務の現状を定量的に捉えることができ、それによって課題や改善策が見えてくるのです。
下記資料では、多拠点の事業者様が実際に可視化を行い改善した事例などをわかりやすくご紹介しております。
業務効率化や業務改善、DXに興味がある方はご活用くださいませ。
