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デジタル化で終わらせない!バックオフィスDXの4つのステップと成功事例

まだまだやり切るのが難しいバックオフィスのDX

DX(デジタルトランスフォーメーション)という言葉も一般的になり、一度は取り組んでみたことのある企業も多いかと思いますが、「蓋を開けてみると業務がデジタルツールに置き換わっただけ」といった結果に陥ってはいないでしょうか?(参考:中小企業こそDX!~生産性向上の最短コース~

バックオフィスにおけるDXとは、紙で管理していた情報をクラウド化し情報の一元管理や資産化を実現したり、業務フロー改善により生産性を向上させ、より人が注力すべき業務に時間を費やせるようにするというようにデジタル化により業務に変革を起こすことを指しますが、実際にそこまでの成果につなげられずにいることがよくあります。

本記事では、デジタル化をどのように進めればDXの成功に導けるのか、実際のお客様の事例を交えてその進め方をお伝えします。

なぜ多くのDXが失敗するのか

バックオフィスにおけるDXをしっかりと成果につなげるために押さえておきたいステップは以下の通りです。

 STEP① 現状を把握する
 STEP② 目指す姿・ゴールを設定する
 STEP③ ゴールを見据えて現状フローを見直し改善策を検討する
 STEP④ ゴールを見据えてシステム導入を含めた改善施策を実行する

現状と「DX化することでどうなりたいか」を始めに整理しておくことで、その2つのギャップ、すなわち解決すべき課題が見えてきます。

例えば年末調整を例とすると
【 現状 】社内で紙を使用して年末調整を実施している
【目指す姿】年末調整時期に発生する残業をなくす、リモートでも対応できるようにする
STEP①, ②で上記が導かれた場合、「紙による作業により出社を余儀なくされ、非効率で多く時間がかかっていること」が解決すべき課題となります。

仮にデジタルツールの導入を実現できたとしても、「前後の作業が増え、業務にかかる時間はさほど変化がなかった」「紙が一部残ってしまい、結局出社が必要」ということになってしまってはデジタルへの置き換えはできたもののDXはできていないということになり、実際の効果を感じにくくなってしまいます。

このように、失敗するDXはSTEP①, ②がしっかりとできていなかったり、途中で目的を見失ってしまっているケースが非常に多いのです。(参考:中小企業のDX化の進め方~オンプレミスからクラウドへ~

業務可視化からDXを成功させた営業事務の事例

今回ご紹介する事例は、当社のお客様である企業が前項のステップでDXを実現させた営業事務の例です。オフィス業務のDX化を視野に入れた業務の効率化をニーズとして、業務の可視化と改善のご依頼をいただきました。

まずSTEP①として当社で現場社員の方へヒアリングを行い、現状業務の一覧と業務フロー図を作成しました。
そのうえでSTEP②で目指す姿を
 ・営業事務スタッフの定型業務を効率化し、営業が持っている事務処理を引き取れる体制づくり
 ・情報管理のクラウド化により「業務のため」の情報ではなく「資産として」の情報へつなげる
の2点で設定し、DXによる業務改善を進めていくこととなりました。

そこからSTEP③, ④として目指す姿を実現するということをゴールに、現状業務フローの見直しと最適なシステムの選定、それに合わせた情報の整理と最適化を行うことで下記を実現することができました。

【参考1】情報管理のクラウド化により手元管理となっていた複数のExcelを削減し基幹システムとして確立
【参考2】ツール導入によりアウトプット先となるシステムの統一化と重複登録の解消による業務フローの改善

このように、現状と目指す姿をしっかりと意識しながら進めることで参考1・2のように具体的な変化が見えるレベルで改善を進めることが可能になりました。
この段階ではまだ目指す姿の実現まではたどり着いていないとしても、「営業事務の手をあけるための生産性向上」と「情報の資産化に向けた情報整理とツール選定」という次のステップに確実につながる形に至ったのもSTEP①, ②にしっかりとウェイトを置いて進めてきたからこそなのです。

このサイクルを回し続けていくことで、目指す姿の実現へと着実に近づくことができるのです。

まずは現状の把握と目指す姿の設定から始めてみよう

現状の把握から…と考えると一見遠回りに感じるかもしれません。

ですが、目先の課題に対して安易にツール導入を行ってしまうと、ツールを導入することが目的となりフローや情報の整備までやり切れなかったり、ただ置き換えになっただけで生産性向上につながらないなど「デジタル化」にとどまってしまうことが多くあります。

本来の意味の「DX」を実現したいのであれば、定型業務の多いバックオフィスだからこそ正しく現状を把握して、まずは「デジタルを活用してどうなりたいか」を考えてみてはいかがでしょうか。

下記資料では、バックオフィスのDXを進める前に注意しておくべき「3つの落とし穴」をご紹介しています。「DXを推進しているはずなのに生産性が上がらない」といった事態を回避するためにも、ぜひご覧ください。

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