DXとは、デジタルトランスフォーメーション（Digital Transformation）の略称でデジタル技術を活用し、人々の生活をよりよい方向へ変革することを言います。日本企業においては、少子高齢化や労働人口減少などの現状から人手不足が顕在化している中、労働生産性を向上させていくことが求められており、よりDX化を加速させる必要があります。
企業のDX推進の手段として、業務のデジタル化があげられます。このデジタル化はバックオフィス部門も例外ではありません。特にこの2～3年の間にコロナ禍の影響からリモートワークの導入が進んだ背景もあり、バックオフィス業務の効率化・デジタル化が注目されてきました。
本コラムでは、DX化実現に向けたデジタルツール導入にあたっての事前準備として必要なことについてご紹介します。
DXを推進する前に行うべきこととは
バックオフィスのDXが進まない要因として「どの業務が効率化できるか分からない」「どのシステムを活用すればよいか分からない」などといったことがあります。そのため、DXを推進するにはまず「業務可視化」が必要です。
現状の把握ができなければ、改善に着手できないのは容易に想像がつきます。業務は常に同じ「仕組み、人員、やり方」で回し続けることはありません。DX推進を行う際には、まず現状を把握しどこから改善すればよいのか、今後どのようにしていきたいのか方向性を明確にすることが重要です。
また、業務可視化を行うことでツール導入検討時に費用対効果を算出できるようになりツール導入への決断がしやすくなったり、ツール導入によって逆に負担が増えていないか、効率化しているかといった改善効果も見えるようになったりするので更なるデジタル化によるDXの推進に寄与することができます。
DX推進の始まりは業務可視化から
業務可視化を行う際には「なにを、どのように、どれくらい」をセットで把握する必要があるため、必ず「業務一覧・業務フロー・工数管理」の3点を準備しましょう。
業務一覧・業務フローを準備することにより、現状行っている業務・流れに対して無駄な作業が発生していないか、手順が適切かどうかを確認することができます。
更に、工数管理を行うことでツール導入をすることよる業務削減時間が把握できるようになるため、費用対効果がわかりツール導入の決断がしやすくなります。また、工数管理は継続して実施することで、ツール導入後の業務改善指標として活用することも可能です。
このようにDX推進する際の順番として、まずは業務の可視化から始めることが最大限の成果を出すためには効果的です。
バックオフィスのDX推進へ
DX推進をする際に順番を間違えると、不要な業務が残ってしまったり、逆に作業が増えてしまうなど本末転倒です。まずは、業務可視化を行い、ツール導入により効率化できる業務を洗い出し、ツールを選定しましょう。
業務を可視化することで、現状から目指すべき姿のギャップに潜む問題の把握や今後できることの可能性が見えるようになります。日本全体の競争力を高めるためにもバックオフィスからデジタル化という手段を用いてDX推進を目指していくことが必要です。
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