間接部門における業務改善「実行力」向上のポイント

社内で業務改善推進を掲げても途中で断念していませんか？
本コラムでは、間接部門においての「実行力」、つまり業務改善などを「やり切る」組織になるためのポイントをお伝えいたします。

「実行力」を向上する前に

MITのダニエル・キム氏によって提唱された「組織の成功循環モデル」は下記のような図で表すことができます。

組織を4つの質で捉えており、以下の①～④の循環を指しています。
①関係の質：周囲との関わり方やコミュニケーションの向上・互いの理解や尊重
②思考の質：目的意識の向上・気づきが得られる
③行動の質：主体性の向上・自発的に動く
④結果の質：成果が得られる

間接部門において業務改善の実行力を向上させるためには、③の「行動の質」を向上させる必要があります。そのためには、まずは「関係の質」「思考の質」を高められる仕組みの導入が必要です。

「関係の質」向上のために

「関係の質」向上の取り組みとして、業務改善活動では必ず定期的なモニタリングのためのレビュー会議を設けましょう。　

業務改善活動の中で、活動状況などを聞く機会をどのくらい設けていますか？「DX化だ！業務改善だ！」と号令をかけるだけで終わってしまい、その後最終的な結果が出るまで放置しているケースがよくあります。

定期的に現状把握を行い、必要なサポートや方向転換ができるレビューの機会を設けることで、経営層が定期的に報告を聞く（現場メンバーからすると報告する）場となり、経営層と現場での意識の乖離や困りごとの解決など、業務改善推進のためのサポートが可能な関係性を構築できることから、「関係の質」向上に繋がります。

このようなコミュニケーションの機会を欠落させることなく設けることで、決めっぱなしや現場だけに委ねて放置することなく、業務改善を実行することができるのです。

（参考：仕事で成果を生むコミュニケーションの手法とは）

「思考の質」向上のために

「関係の質」向上の次は、現場メンバーの「考え方＝思考」の質を向上させていく必要があります。「思考の質」が向上された状態とは、ただ言われたことしかやらないという受け身な状態ではなく、「自分たちで考える」「改善方法を思いつく」という思考を持っている状態です。そのために、業務改善活動の結果を定量的指標として定めましょう。

業務改善活動を行っても、指標のない状態だと「その取り組みは結果に繋がっているのか？」「ほかに方法はないのか？」などを考えず、一番最初に決めた方法に固執するだけになってしまいます。

各取り組みにおいて「どうなったのか？」「成果が出ているのか？」など、現状を把握できるように
・どの状態になることを目指しているのか？
・現状それに対して改善が進んでいるのか？
などといった定量的指標を定め、改善状況を可視化していきましょう。

定量的指標の定め方として、QCDの考え方を使うこともできます。

　Q：Quality （品質）　→ミス発生率の削減など
　C：Cost　（コスト） →人件費/作業工数の削減率など
　D：Delivery（納期） →対応時間の短縮など

業務改善活動において、定量的指標を定め、そこにおいての現在地を可視化することで、
・達成するためにはどうすればよいのか？
・他に方法はあるか？
などをメンバー自身で考えることに繋がり、「思考の質」も向上していきます。

また、定期レビューでもこの数値を追っていくことで、アドバイスがしやすくなったり、方針変更などもスピーディに対応することができます。

（参考：目標達成までの「実行」を支えるコミュニケーション）