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2021.12.08

間接部門における業務改善「実行力」向上のポイント

社内で業務改善推進を掲げても途中で断念していませんか?
本コラムでは、間接部門においての「実行力」、つまり業務改善などを「やり切る」組織になるためのポイントをお伝えいたします。

「実行力」を向上する前に

MITのダニエル・キム氏によって提唱された「組織の成功循環モデル」は下記のような図で表すことができます。

組織の成功循環モデル

組織を4つの質で捉えており、以下の①~④の循環を指しています。
①関係の質:周囲との関わり方やコミュニケーションの向上・互いの理解や尊重
②思考の質:目的意識の向上・気づきが得られる
③行動の質:主体性の向上・自発的に動く
④結果の質:成果が得られる

間接部門において業務改善の実行力を向上させるためには、③の「行動の質」を向上させる必要があります。そのためには、まずは「関係の質」「思考の質」を高められる仕組みの導入が必要です。

「関係の質」向上のために

「関係の質」向上の取り組みとして、業務改善活動では必ず定期的なモニタリングのためのレビュー会議を設けましょう。 

業務改善活動の中で、活動状況などを聞く機会をどのくらい設けていますか?「DX化だ!業務改善だ!」と号令をかけるだけで終わってしまい、その後最終的な結果が出るまで放置しているケースがよくあります。

定期的に現状把握を行い、必要なサポートや方向転換ができるレビューの機会を設けることで、経営層が定期的に報告を聞く(現場メンバーからすると報告する)場となり、経営層と現場での意識の乖離や困りごとの解決など、業務改善推進のためのサポートが可能な関係性を構築できることから、「関係の質」向上に繋がります。

このようなコミュニケーションの機会を欠落させることなく設けることで、決めっぱなしや現場だけに委ねて放置することなく、業務改善を実行することができるのです。

「思考の質」向上のために

「関係の質」向上の次は、現場メンバーの「考え方=思考」の質を向上させていく必要があります。「思考の質」が向上された状態とは、ただ言われたことしかやらないという受け身な状態ではなく、「自分たちで考える」「改善方法を思いつく」という思考を持っている状態です。そのために、業務改善活動の結果を定量的指標として定めましょう。

業務改善活動を行っても、指標のない状態だと「その取り組みは結果に繋がっているのか?」「ほかに方法はないのか?」などを考えず、一番最初に決めた方法に固執するだけになってしまいます。

各取り組みにおいて「どうなったのか?」「成果が出ているのか?」など、現状を把握できるように
・どの状態になることを目指しているのか?
・現状それに対して改善が進んでいるのか?
などといった定量的指標を定め、改善状況を可視化していきましょう。

定量的指標の定め方として、QCDの考え方を使うこともできます。

 Q:Quality (品質) →ミス発生率の削減など
 C:Cost  (コスト)  →人件費/作業工数の削減率など
 D:Delivery(納期)    →対応時間の短縮など

業務改善活動において、定量的指標を定め、そこにおいての現在地を可視化することで、
・達成するためにはどうすればよいのか?
・他に方法はあるか?
などをメンバー自身で考えることに繋がり、「思考の質」も向上していきます。

また、定期レビューでもこの数値を追っていくことで、アドバイスがしやすくなったり、方針変更などもスピーディに対応することができます。

「実行力」=「行動の質」向上のために

関係の質・思考の質を向上させていくことで、現場メンバーの行動は変わります。

■関係の質:相談できる場を作り、業務改善活動を孤独や無力感のある活動にしない
■思考の質:目指す指標を作り、現在地と目標に向けての行動をまずは考える癖を付けさせる

定期的なモニタリングと定量的指標を仕組みとして業務改善活動の最初に導入することにより、自然と「自ら考え行動する」ことが当たり前となるため、実行力のある組織へと成長していきます。

行動の質が変わることで、必然的に結果の質も変わります。間接部門の実行力(行動の質)を向上させるためにも、関係の質・思考の質の向上にも目を向けていきましょう。

下記動画では、間接部門においての主体性や継続的改善意識醸成のための詳細についてお伝えしていますので、ぜひご活用ください。

動画の閲覧はこちらから

 

 

 

 

 

 

 

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