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2021.08.25

【RPA導入事例】AI-OCR×RPAで紙業務の効率化へ

DX時代における紙業務

新型コロナウイルスの感染拡大による在宅勤務の推奨で一気にデジタル化が促進された企業でも、まだまだ紙の書類が介在している業務は多く存在するのではないでしょうか?

・紙の書類が多く、データ入力が大変
・取引先が紙対応なので、どうしても紙で対応する業務をなくすことが難しい
・デジタルに移行したいけど、紙を使用する業務が多くどこから手をつけたら良いのか分からない
・RPAで業務を自動化したいけど、紙で対応しているのでRPA化が難しい

しかし、DXが推進されている世の中において、いつまでも紙を残したままにしておくと、あげられるはずの生産性もあげることができません。中には生産性向上の足を引っ張っているケースもあるかもしれません。

本コラムでは、これまで紙で対応していた業務において「AI-OCRによるデジタル化&RPAでの自動化」を組み合わせて活用したことで生産性を向上させた当社事例をご紹介いたします。

アナログ業務をデジタル化することのメリット

時代の潮流に沿って、当社が業務の効率化や生産性向上のためにデジタル化を加速させ、そしてRPAの導入を決定したのはつい数年前のことです。

アナログ情報をデジタルデータ化することについてのメリットは、
・紙の保管や印刷にかかるコスト削減
・情報検索が容易になる
・情報の修正や加工、共有の即時対応が可能になる
・RPAなど他のツールと連携させることが可能になる
などがあげられます。

当社では特に、デジタル化したことによってRPAと組み合わせてPC上の単純業務を自動化させることが可能となり、残業時間の大幅な削減やヒトをより生産性の高い業務へ従事させることに成功しました。

しかし、それでも主催するセミナーへのお申込みはFAXで対応していたり、契約書の締結は書面で交わしていたりするなど、まだまだ紙ベースで対応している業務もあり、すぐにはデジタル化へ移行できない業務が数多く存在しておりました。

紙ベースで対応しているお申込みや契約書は、毎月数百件ほどの量をヒトがシステムに手入力しなければならず、書類が介在することで膨大な量の転記作業が発生していました。

デジタル化さえしていればRPAとも連携させることが可能となり業務の効率化も大きく進めることができます。とは言っても、紙の書類を廃止しこれまで紙で対応していたものを一気に変更することは現実的ではなくかなりの困難と時間がかかってしまうというもどかしい状態が続いていました。

AI-OCR×RPAで一気に業務効率化の加速を

紙の書類は残しながら、アナログ業務をデジタル化させる手段として当社で導入したのがAI-OCRです。

「AI-OCR」はOCRにAI技術を加えたものです。そもそも「OCR」とは紙文書をスキャナーで読み込み、書かれている手書きの文字や活字を認識してデジタル化する技術です。AI技術と組み合わせることでOCRのみでは課題であった文字認識の精度の低さや読取位置の調整などが改善され、より実用的なツールとなりました。

AI-OCRで紙面上の情報をデジタルデータ化さえしてしまえば、RPAと組み合わせて業務を自動化させることが可能になります。当社では、これまでヒトが紙に記載されている契約書内容を目で確認しながら直接システムに手入力していた登録業務にAI-OCRとRPAを導入しました。

AI-OCRによって契約書内容をデジタルデータ化し、その情報を自動でシステムの該当箇所へと入力するRPAロボットを開発したことで、登録業務においてはヒトが介入することが無くなり、大きく業務の効率化に成功しました。

AI-OCR×RPAを導入したその効果とは

もちろん、これまでヒトが行っていた業務に対してAI-OCRやRPAを導入する過程で業務フローの変更や設定の調整などの試行錯誤はありました。しかし、そこさえクリアしてしまえば業務の効率化や生産性の向上が可能になります。

紙の書類が介在していた業務へAI-OCRを導入しRPA化したことで、
・システムへの転記作業や登録作業がなくなり時間が生まれたことで、新業務の受け入れが可能になった
・導入前よりも契約書数(=登録数)が増加しているのにもかかわらず残業は増えていない
・メンバーの精神的負担の軽減につながった
などの声が上がっています。

ヒトだけでは成しえなかったことがツールを利用することで可能になったという事例は他にもたくさんあります。

「紙が介在しているからできない」「これまでこの方法でやってきたからいきなり変更することは難しい」と端から不可能だと思い込むのではなく、生産性を向上させる一つの手段として会社の業務状況に合ったツール導入を視野に入れてみてはいかがでしょうか?

 

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付録資料:RPA効果最大化の
考え方・活用方法まとめ

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