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間接部門における生産性指標の考え方とは

間接部門の生産性指標は「人時生産性」

間接部門・バックオフィス部門・管理部門と呼ばれる部署においては、売上に直結する業務ではないため、明確な目標を持ちにくいとされています。しかし、企業への利益貢献としては大きな役割を担っており、常にビジネスプロセスの生産性向上を求められる部署でもあります。

間接部門の生産性を考え、向上させていくには「人時生産性」の数字をしっかりと把握し、指標としていくことがポイントです。

人時生産性とは、従業員1人あたり且つ1時間あたりの生産性のことです。
算出方法は、下記の通りです。

人時生産性=アウトプット(付加価値)/インプット(従業員総労働時間=工数)

間接部門においては、工数がどのように使われているのかが重要であり、また、どの業務にどれくらいのリソースが配分されているかの実態も把握する必要があります。

そのため間接部門の生産性向上は、業務可視化や工数管理等で見えにくい間接部門の実態把握も同時に行い、人時生産性を算出することで定量的な指標を設定しましょう。「生産性の指標を作り出すこと」が間接部門において継続的に生産性を向上していくためには何よりも必要なことなのです。

人時生産性の指標の作り方

間接部門においては「指標を作れない」と思いがちですが、全ての仕事はたとえ間接業務であっても可視化・定量化することができます。しっかりとこの可視化・定量化にチャレンジしましょう。

人時生産性の指標をつくることにより数字を起点とした議論が可能となるので、生産性向上に向けての出発点に立つことができるのです。定量的な指標である数字が無い状態で議論をしたところで、感覚的な話に帰結し、有効な結果が出ないことになります。

人時生産性の数値を出すためのアウトプット(付加価値)としての指標は、会社や職種によって異なります。そのため、会社や部署、職種ごとに「件数」や「対応日数」「順守率」などの定量化できる数字を見つけましょう。

また、この指標は、会社・部署のビジョンや今期目標との整合性を取ることも必要です。間接部門においては、直接部門へのサービス提供をする支援業務が中心です。自分たちの部署・業務範囲内での指標ではなく、直接部門につながる「数値」「コスト目標」「他部署からの要求」なども含めていきましょう。

人時生産性の指標を常に見続けることで生産性向上へ

人時生産性の指標を設定した後は、月別や部署別で定期的に観測を続けることが必要です。
 ■先月に比べて生産性の数字が上がった →なぜか?
 ■先月に比べて生産性の数字が下がった →なぜか?
上記のように常に数値が変動した要因を分析し、より生産性の高い業務になるようにPDCAを回し続けましょう。

人時生産性を高めるには、下記2つの方法しかありません。
・工数の削減(業務効率化)
・付加価値のアップ(業務品質向上)

業務改善を行い、かかっている工数を削減するのか?品質向上や対応件数増加、納期短縮により付加価値のアップを行うのか?といったようにこの段階でやっと生産性向上に向けての手段を選ぶことができます。

まずは、人時生産性の指標を出すこと。そして、その数値の変動要因をしっかりと探し、改善・向上を繰り返すことにより、間接部門の生産性向上を実現していきましょう。

生産性指標の利活用方法

人時生産性の指標は設定だけではなく、それを利活用していくことが大切です。数字で定量化できるからこそ、改善の指標になったり、各人の目標管理に落とし込むことが可能なのです。

ただ設定をして終わるのではなく、生産性向上ができる間接部門に向けて、人時生産性の指標をしっかりと使っていきましょう。

活用方法として下記を解説した動画がありますのでぜひご覧ください。
・間接部門が継続的に改善意識を醸成するためのポイント
・間接部門の主体性を引き出すための目標管理とKPI設定

動画の閲覧はこちらから

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