業務改善のはじめの一歩
バックオフィスの業務を担当していると、業務改善という言葉を頻繁に耳にします。しかし実際に業務改善を進める場合、何から着手すればよいのでしょうか？必ず行わなければならず、業務改善の成功に直結することとして、まず最初に現状を把握することが重要です。
目に入った身近な業務から無駄をなくしていくといったその場しのぎの業務改善では、成果の判断ができないために改善活動を継続していくことが難しくなります。
日常で行っている業務を一覧化した上で、それぞれの業務を振り返ることにより、どの業務にどのような問題が起きているのかを把握することができます。
まずは業務改善の第一歩として、業務の現状を可視化し、把握しましょう。
（参考：成功する業務改善の進め方とは）
業務改善の次のステップへ
業務ごとに振り返っていくと、様々な問題が見つかります。
・前任者からの引継ぎで目的もわからずに行ってきた業務
・紙のデータを一度Excelに入力してから集計表を作成する業務
・他部門からのヘルプ依頼をそのまま担当し続けている業務
上記のような業務は、各部門の業務を一覧化することで発見できます。これら3つの業務に問題があると感じられるならば、業務改善の視点が身についていると言えるでしょう。
現場視点での作業レベルの問題点もあれば、複数部署にまたがった部門間連携部分での問題点もあるため、業務を普段から行っている担当者と、自部門・他部門の業務を俯瞰的に把握している管理者が、協力する体制を構築することで、業務改善は良い方向へ向かっていきます。
（参考：【フォーマット付】ガントチャートとは？～業務改善・DXの進捗管理に活用！～）
抜本的な業務改革を求められることも
働き方改革や生産性向上の気運が高まり、担当者や担当部署を設置して全社的に抜本的な改革を実施する企業も増えてきました。
ところが、業務プロセスを抜本的な部分から見直していくという業務改革を実現するには非常に長い時間がかかり、成果を感じるまでに多大なる時間と労力を必要とします。そして、その間にもバックオフィス部門の業務量は増え続けていきます。
抜本的な業務改革の旗は振りつつも、現場担当者視点の業務改善にも取り組むことによって、現場担当者だからこその気づきを業務改善につなげていくことができます。
現場担当者主導で進めるRPA化
現場担当者視点から業務改革を進めるにあたり効果を発揮する代表的なツールとして、RPAがあります。
（参考：RPAコラム一覧）
RPAとはRobotic Process Automationの頭文字で、ヒトが指示した動作を自動で行うことを可能にするツールです。大規模なシステムを導入するまでもないが、日々の業務の中で自動化すべきと担当者視点で判断できる業務には、RPAが大きな力を発揮します。
RPAで実現可能な作業例は次の通りです。
・ExcelからExcelへの転記作業
・Excelからシステムへの転記作業
・システムへの入力と、入力完了後の担当者へのメール通知
・システムからのデータダウンロード
上記のように、ヒトが日々行っている作業をそのまま自動化することが可能です。
日々の業務を担当している担当者視点だからこそできる方法で業務改善を進めてみてはいかがでしょうか？
RPAを導入する業務の選定方法は下記コンテンツにてご紹介しています。こちらの資料ではRPA化する業務の選定基準や優先順位についてより詳細に説明しています。当社のロボット化事例も紹介しておりますので、ぜひご活用くださいませ。
いまさら聞けない
正しいRPAの業務選定と優先順位のつけ方
